I en lagrådsremiss 20 januari 2026 presenterar regeringen, med stöd av Sverigedemokraterna, ett förslag som innebär att offentlighetsprincipen ska införas hos enskilda huvudmän i skolväsendet. Förslaget har presenterats som att det innebär lättnader för mindre friskolor, men stämmer detta? Är det reella lättnader? Och hur definieras mindre friskolor?
Förslagen innebär i huvudsak följande:
- Rätten att ta del av allmänna handlingar ska gälla hos juridiska personer som är enskilda huvudmän inom skolväsendet, och anställda och uppdragstagare hos sådana huvudmän ska ha meddelarfrihet.
- Dessa huvudmän ska jämställas med myndigheter vid tillämpning av offentlighets- och sekretesslagen, och vissa sekretessbestämmelser som därmed gäller hos sådana huvudmän anpassas för att sekretessen inte ska hindra tillgången till information om skolväsendet.
- Mindre huvudmän ska få tillämpa regler som innebär vissa lättnader i hanteringen av allmänna handlingar. Det ska gälla huvudmän som har högst 450 barn och elever eller, om de bara har fristående förskolor, högst 100 barn, eller ingår i en koncern där koncernföretagen sammanlagt har så många barn eller elever.
- Arkivlagen, som gäller för kommunala myndigheters arkiv, ska gälla för berörda enskilda huvudmän, med undantag för mindre huvudmän som ska bevara allmänna handlingar i som huvudregel minst sju år.
- Under de första två åren efter införandet ska samtliga juridiska personer som är enskilda huvudmän inom skolväsendet få tillämpa lättnadsregler.
Lagändringarna föreslås träda i kraft den 1 januari 2027.
Vad innebär lättnadsreglerna – som gäller för bl a huvudmän som har max 450 barn och elever?
Lättnadsreglerna ger tidsbesparingar och därmed kostnadslättnader och innebär att kraven som följer av offentlighetsprincipen kommer att ställas lägre när det gäller
- skyndsamhet vid utlämnande,
- registrering av handlingar,
- på vilket sätt allmänheten kan ta del av handlingen, och
- bevarandetid.
Huvudmän för förskola med högst 100 barn, och huvudmän för skola, förskola och fritidshem med högst 450 barn och elever, föreslås få tillämpa lättnadsregler. De huvudmän som får tillämpa lättnadsregler ska hålla allmänna handlingar ordnade och vårda dem. På begäran ska huvudmännen lämna ut en allmän handling inom rimlig tid och handlingarna ska som huvudregel bevaras i minst sju år. Förslagen innebär att huvudmannen, för varje dokument i verksamheten, måste fastställa om handlingen är inkommen eller upprättad, och hålla de handlingar som bedöms falla inom dessa kategorier ordnade och vårdade. Allmänna handlingar som uppenbart är av ringa betydelse för verksamheten behöver dock inte hållas ordnade. Huvudmannen ska också upprätta en mindre långtgående beskrivning över allmänna handlingar än vad som följer av offentlighets- och sekretesslagen.
Regeringen menar att kravet på att hålla handlingarna ordnade och vårdade bara medför marginellt ökad arbetstid för personalen och att upprätta en beskrivning över de allmänna handlingarna är en engångsinsats som bedöms underlätta för huvudmännen vid hanteringen av de allmänna handlingarna
Även lättnaden när det gäller skyndsamhetskravet bedöms vara tidsbesparande för en enskild huvudman som får en begäran om utlämnande av en allmän handling. En offentlig huvudman ska lämna ut handlingen skyndsamt. För en enskild huvudman som saknar administrativ personal skulle detta krav vara tidskrävande enligt regeringen men med den föreslagna lättnaden har huvudmannen i stället möjlighet att anpassa tillgängligheten efter förutsättningarna för huvudmannens förskole- eller skolenheter, dvs. att i vissa situationer dröja något med att hantera begäran om utlämnade av en allmän handling. En anställd hos en huvudman med lättnadsregler kan dessutom hantera en begäran när verksamheten i övrigt ger mer utrymme att göra det. Regeringen bedömer att det bör finnas en möjlighet för mindre huvudmän att fråga efter de kontaktuppgifter som behövs för att kunna lämna ut begärda handlingar i form av kopior som en följd av den lättnadsregel som i förhållande till TF innebär en begränsning av rätten att ta del av en allmän handling på stället.
Regeringen skriver följande i lagrådsremissen; Regeringen vill här framhålla att de föreslagna lättnadsreglerna inte innebär undantag från att omfattas av offentlighetsprincipen: allmänhetens rätt till insyn ska omfatta alla enskilda huvudmän, stora som små. Lättnadsreglerna innebär enbart att kraven på hanteringen anpassas utifrån hänsyn till mindre huvudmäns förutsättningar på så sätt att de exempelvis får längre tid på sig att hantera ett utlämnande av en allmän handling.
För att förtydliga – det som skrivs nedan om sekretessprövning och möjligheterna att driva ärenden hos JO och i domstol gäller för alla skolhuvudmän – oavsett storlek.
Sammanställningen visar att påståendet att offentlighetsprincipen endast skulle innebära mindre administrativa insatser i de fristående skolorna är helt felaktigt. Lagen innebär att alla dessa handlingar måste bedömas utifrån sekretesshänseende.
Vad innebär förslaget för övriga skolhuvudmän?
I princip innebär det att samma regler kommer att gälla som för alla myndigheter som omfattas av offentlighetsprincipen. Men regeringen föreslår att de föreslagna lättnadsreglerna ska gälla för alla enskilde huvudmän de första två åren.
Utgångspunkten är att regeln att var och en har rätt att ta del av allmänna handlingar hos statliga och kommunala myndigheter och andra offentliga organ (2 kap. 1 § TF) nu även ska omfatta friskolor (förskolor, grund- och gymnasieskolor och fritidshem). Det innebär också att medarbetare i dessa friskolor ska, liksom de som arbetar i staten och kommunerna, få rätt att berätta vad de vet för utomstående genom att de är tillförsäkrade yttrandefrihet enligt samma regler som gäller för medborgarna i allmänhet.
Krav på registerhållning och diarieföring
De större friskolehuvudmännen måste inrätta ett system för att registrera och diarieföra alla inkomna och upprättade handlingar. Diariet har allmänheten rätt att ta del av. Myndigheterna löser det bland annat genom att ha en dator tillgänglig i receptionen. Annars måste dokumenten skrivas ut, kopieras och sedan skickas till den som vill ta del av dem. Diarie- och registerkraven innebär investeringskostnad som de flesta friskolor inte behöver i dag då de redan har egna system för att hantera handlingar. Som inkommen handling räknas även mejl som kommer ”utifrån” vilket innebär att det är allmänna handlingar. Det innebär att i stort sett all e-postkorrespondens mellan lärare och föräldrar ska diarieföras, upprättade bedömningsdokument av eleverna med mera ska diarieföras.
Krav på tillgänglighet
Den/de som vill ta del av en allmän handling ska begära det hos den friskola som förvarar handlingen. Den som vill ha ut handlingen behöver inte ange varför eller till vad. Handlingen ska kunna läsas på plats eller kopieras mot avgift. I Tryckfrihetsförordningen finns ett så kallat ”skyndsamhetskrav”. Det innebär att en friskola måste tillgodose en begäran (eller avslå den med överklagbart beslut) helst på dagen eller i vart fall inom högst 2-3 dagar. Den som inte följer detta kan bli anmäld till Justitieombudsmannen (JO).
Lagens krav på tillgänglighet innebär att de större friskolorna inte kan vara stängd under till exempel sommarlovet eftersom tillgänglighet innebär att den ska vara öppen varje helgfri dag med personalberedskap för att såväl hantera begäran om att få ut allmänna handlingar som kompetens att göra sekretessbedömning om huruvida en handling kan lämnas ut.
Kompetens för sekretessbedömning (gäller alla friskolehuvudmän oavsett storlek)
Utgångspunkten är att alla handlingar är allmänna och måste lämnas ut om så begärs. Uppgifter om till exempel löner och övriga anställningsvillkor kan inte sekretessbeläggas. Lagstiftningen innebär att en friskola måste ha medarbetare som kan göra en sekretessbedömning av handlingar som begärs ut samt besluta om att uppgifter i en handling omfattas av sekretess. Många svåra juridiska sekretessprövningar kommer att behöva göras. För detta behövs juridisk kompetens inom just sekretessområdet. Ett beslut om att inte lämna ut en handling med hänvisning till sekretess kan överklagas till en domstol.
Den som begärt ut en handling från en myndighet vet att det också är vanligt att det är delar av handlingen som sekretessbeläggs. Det beror på att det normalt sett inte går att sekretessbelägga hela handlingen utan endast vissa uppgifter i den. Detta görs genom att avsnitt i handlingen döljs, det vill säga de sekretessbelagda delarna, innan handlingen lämnas ut. Ett tidskrävande och svårt arbete. Juridisk kompetens behövs dessutom för att utforma korrekta beslut som kan överklagas till Kammarrätten – och för att driva rättsprocesser i Kammarrätten.
Beslut kan överprövas i domstol (gäller alla friskolehuvudmän oavsett storlek)
Om friskolan avslår en begäran om att ta del av eller få ut handling kan den som fått avslag få beslutet prövat i domstol.
Vad är en handling?
En handling är inte detsamma som ett fysiskt pappersdokument. En handling kan lika gärna avse digitala handlingar, till exempel mejl eller excelfiler. Det handlar bland annat om:
- Elevärenden såsom elevers närvaro, frånvaro, resultat, elevhälsa, föräldrakontakter mm
- Personalärenden såsom bland annat anställningskontrakt och andra personaladministrativa uppgifter.
- Ekonomiärenden som berör verksamheten.
- Övrig affärsverksamhetsrelaterad dokumentation och handlingar såsom styrelseprotokoll, affärskorrespondens, styrning och ledning av skolan med mera.
Elevlösningar på prov och liknande är handlingar som förekommer i stor omfattning i skolan. Regeringen avser att överväga om det finns särskilda skäl för att meddela föreskrifter om att undanta elevlösningar och eventuellt även andra handlingar som förekommer i stor utsträckning i skolväsendet från registreringsskyldigheten.
Enligt 19 kap. 1 § OSL gäller sekretess för uppgifter som avser affärs- och driftförhållanden i myndighets affärsverksamhet, om det kan antas att någon som driver likartad rörelse gynnas på myndighetens bekostnad om uppgiften röjs. Frågan blir då vilka uppgifter om affärs- och driftförhållanden i huvudmannens verksamhet som de som driver likartad rörelse kan gynnas av på huvudmannens bekostnad om uppgiften röjs. Det krävs enligt praxis att en konkret skaderisk kan påvisas.
Begreppet ”affärs- och driftförhållanden” i 19 kap. 1 § OSL inbegriper bl.a. förvärv och överlåtelser, affärshemligheter av mera allmänt slag som verksamhetsriktlinjer och prissättningskalkyler, information som kan hänföras till den pågående driften samt administrativa förhållanden. Regeringen skriver att uppgifter som rör de enskilda huvudmännens ekonomi och drift bör utgöra uppgifter om affärs- och driftförhållanden. Exempel på sådana uppgifter är budget, priskalkyler, resultatrapporter, avtal, och strategiska beslut om verksamheten. Även uppgifter om lön och andra förmåner utgör uppgifter om affärs- och driftförhållanden.
Arkivlagen
De kommunala arkivmyndigheterna föreslås bli arkivmyndighet för de enskilda huvudmän som ska tillämpa arkivlagen. Det gäller de huvudmän som har fler än 100 barn (förskola) eller fler än 450 barn och elever (skola, förskola och fritidshem). Arkivmyndigheterna kommer att få ökade kostnader vilket regeringen föreslår finansieras med en tillsynsavgift som betalas av huvudmännen. Kommunerna kommer att få beräkna tillsynsavgiften. Regeringen beräknar, liksom utredningen, att tillsynsavgiften för en enskild huvudman kommer att uppgå till 16 800 kronor per skol- eller förskoleenhet. Detta motsvarar 24 timmars tillsyn och rådgivning till en timkostnad om 700 kronor. Kostnaden blir alltså högre ju fler enheter en huvudman bedriver. För den typiska medelstora huvudmannen (både huvudmän med endast förskola och huvudmän med förskola, skola och fritidshem), som bedriver två enheter, beräknas den årliga kostnaden till 16 800 kronor per enhet, dvs. sammanlagt 33 600 kronor.
Slutsats
Det är uppenbart att detta innebär en ökad kostnad för alla friskolehuvudmän, oavsett storlek. Resurser som annars skulle gå till undervisning kommer att användas för administration och byråkrati. Och då ska man vara medveten om att alla friskolor som drivs som AB har mycket transparent information om sin ekonomi. Skolinspektionen har full insyn i alla verksamheter och deras yttranden är offentliga handlingar.
